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Digitale Zeiterfassung mit clockin
Schluss mit Stundenzetteln. Erfassen Sie Arbeitszeiten per App, Browser oder Terminal – und lassen Sie die Stunden ohne Umweg in die Lohnabrechnung laufen.
clockin auf einen Blick
- Was: Digitale Zeiterfassung und Betriebssoftware für Betriebe, deren Team nicht am Schreibtisch sitzt.
- Hersteller: clockin GmbH aus Münster, Software und Server in Deutschland, DSGVO-konform.
- Für wen: Handwerk, Bau, Gebäudereinigung, Pflege, Praxen, Gastronomie, Produktion, Dienstleistung.
- Erfassung: per App auf dem Handy, im Browser oder am Terminal im Betrieb, auch ohne Internetverbindung.
- Für die Lohnabrechnung: fertige Stundenauswertungen je Mitarbeiter und Monat, sauber getrennt nach Zuschlägen.
- Test: 14 Tage kostenlos und ohne Angabe von Zahlungsdaten.
- Unsere Rolle: LOHN.koeln ist Partner von clockin. Nach Ihrer Registrierung übernehmen wir das Onboarding und unterstützen Sie bei der Einrichtung.
clockin 14 Tage kostenlos testen
Ohne Zahlungsdaten, kein automatisches Abo.
Warum digitale Zeiterfassung Pflicht geworden ist
Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. In den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, also unter anderem Bau, Gebäudereinigung, Gastronomie, Fleischwirtschaft, Logistik und Personaldienstleistung, gilt zusätzlich die Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen innerhalb von sieben Tagen dokumentiert und zwei Jahre aufbewahrt werden.
In der Praxis scheitert das selten am Willen, sondern am Zettel. Wer am Monatsende unleserliche Stundenzettel sortiert, bei denen die Pause fehlt, hat kein Dokumentationsproblem, sondern ein Werkzeugproblem. Genau dort setzt clockin an.
Was clockin kann
clockin ist mehr als eine Stempeluhr. Der Hersteller nennt es das Betriebssystem für Anpacker: Zeiten, Einsätze, Dokumentation und Abrechnung laufen in einem System zusammen. Nach eigenen Angaben nutzen über 9.000 Betriebe mit mehr als 100.000 Nutzern die Software, mehr als 175 Millionen Stunden wurden darüber erfasst.
Zeit erfassen
- Digitale Zeiterfassung – Kommen, Gehen und Pausen per App, Browser oder Terminal, auch offline auf der Baustelle
- GPS-Zeiterfassung – Arbeitsort und Zeitpunkt werden automatisch belegt
- Projektzeiterfassung – Stunden werden direkt auf Projekte, Kunden und Tätigkeiten gebucht
- Arbeitspläne – feste und flexible Arbeitszeitmodelle sauber abgebildet
- Auswertungen – fertige Stundenlisten je Mitarbeiter und Monat als Datei zum Herunterladen
Team und Personal
- Schichtplanung – Einsätze per Drag-and-drop verteilen, das Team sieht sie sofort in der App; Tauschen und Bewerben läuft ebenfalls dort
- KI-Schichtplanung – Vorschläge für die Wochenplanung auf Basis von Verfügbarkeiten und Qualifikationen
- Abwesenheiten – Urlaub und Krankmeldung digital beantragen und freigeben
- Digitale Personalakte – Verträge, Dokumente und Mitarbeiterdaten an einem Ort
- Mitarbeiterbereich – jeder Mitarbeiter sieht seine Zeiten, Salden und Anträge selbst
Projekte und Aufträge
- Mobile Projektdokumentation – Fotos, Notizen und Mängel direkt von der Baustelle
- Digitale Projektakte – alle Vorgänge chronologisch an einem Ort
- Checklisten und Formulare – Abläufe strukturieren, damit nichts vergessen wird
- Digitale Kundenbestätigung – Unterschrift des Kunden direkt in der App einholen
- KI-Videodokumentation – aus einem Video entstehen automatisch Protokoll und Bericht
Büro und Abrechnung
- Analyse und Auswertung – Stundenlisten, Salden und Korrekturen auf einen Blick
- Kundenverwaltung – Kundendaten zentral, verknüpft mit Projekten und Einsätzen
- Rechnungsstellung – aus erfassten Projektzeiten wird direkt die Rechnung
- KI-Telefonassistent – nimmt Anrufe an, wenn gerade niemand kann, und legt eine Notiz an
- KI-Gesprächsnotizen – aus der Sprachnotiz werden Protokoll und Aufgabenliste
Auswertung für die Lohnabrechnung
Am Monatsende stehen die Zeiten als fertige Auswertung bereit: je Mitarbeiter, sauber getrennt nach regulären Stunden, Zuschlägen, Abwesenheiten und Salden. Für uns als Lohnbüro ist das der entscheidende Punkt – wir arbeiten mit einer geprüften Übersicht statt mit Zetteln.
Funktionen live ansehen und testen
Was das für Ihre Lohnabrechnung bedeutet
Wir rechnen jeden Monat für Betriebe ab, die ihre Stunden per WhatsApp, Excel oder Zettel liefern. Der Aufwand landet entweder bei Ihnen im Büro oder bei uns in der Abrechnung, und in beiden Fällen kostet er Geld. Mit einer sauberen Zeiterfassung ändert sich das spürbar:
- Keine Rückfragen mehr wegen fehlender Pausen oder unleserlicher Zettel
- Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag werden automatisch richtig zugeordnet
- Der Nachweis nach dem Mindestlohngesetz liegt bei einer Zollprüfung sofort vor
- Abwesenheiten und Urlaubssalden stimmen mit der Abrechnung überein
- Die Abrechnung wird schneller fertig, weil die Stunden geprüft und vollständig vorliegen
Ein Bauunternehmer schildert es auf der Herstellerseite so, dass seine Mitarbeiterin für die Lohnabrechnung früher fünf Tage gebraucht habe und heute drei. Das deckt sich mit dem, was wir bei unseren eigenen Mandanten sehen.
Für welche Unternehmen sich clockin eignet
clockin eignet sich für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt – vom Büro über die Praxis bis zur Baustelle. Die Arbeitszeiterfassung ist für alle Pflicht, und die Software bildet ebenso den klassischen Bürotag mit Gleitzeit und Homeoffice ab wie den Schichtbetrieb oder die wechselnde Baustelle.
In der Praxis arbeiten damit unter anderem Büros und Verwaltungen, Kanzleien, Agenturen und Versicherungsagenturen, Handwerk, Elektrotechnik, Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik, Garten- und Landschaftsbau, Baugewerbe, Gebäudereinigung und Facility Management, Hausmeisterdienste, Produktion und Logistik, Arztpraxen, Physiotherapie und Pflege, Kitas und Bildungseinrichtungen, Handel und Gastronomie.
Aus unserer Abrechnungspraxis heraus zeigt sich der Nutzen am schnellsten bei Betrieben mit wechselnden Einsatzorten, Schichtbetrieb oder vielen Aushilfen. Aber auch ein reines Büroteam profitiert: Gleitzeitsalden, Überstunden und Urlaubstage stimmen am Monatsende ohne Nachfragen.
Als Partner begleiten wir Sie beim Start
Registrieren Sie sich zunächst selbst über unseren Partnerlink. Sobald Ihr Zugang steht, melden Sie sich bei uns. Wir übernehmen das Onboarding und unterstützen Sie bei der Einrichtung – die Software richten Sie mit unserer Begleitung ein, nicht allein und nicht nach Handbuch.
- Onboarding: gemeinsamer Start, Aufbau und Logik der Software erklärt
- Unterstützung beim Anlegen von Mitarbeitern, Arbeitszeitmodellen, Zuschlägen und Abwesenheiten
- Hilfe bei den Auswertungen, die wir für die Abrechnung benötigen
- Einweisung Ihres Teams, damit das Stempeln ab dem ersten Tag funktioniert
- Ansprechpartner bei Fragen im laufenden Betrieb
- Auch für bestehende clockin-Zugänge
Jetzt bei clockin registrieren
Danach melden Sie sich bei uns für das Onboarding.
Kostenlos testen
Sie können clockin 14 Tage lang vollständig kostenlos testen, ohne Angabe von Zahlungsdaten und ohne dass daraus automatisch ein Abonnement wird. Die Pakete lassen sich anschließend flexibel zusammenstellen; die aktuellen Konditionen finden Sie beim Hersteller.
In drei Schritten startklar
Selbst registrieren
Über unseren Partnerlink legen Sie den Testzugang an. Es werden keine Zahlungsdaten abgefragt.
Onboarding mit uns
Sobald der Zugang steht, gehen wir gemeinsam durch die Software und unterstützen Sie beim Anlegen von Mitarbeitern, Arbeitszeitmodellen und Zuschlägen.
Team einweisen
Nach einer kurzen Einweisung Ihrer Mitarbeiter laufen die Stunden ab dem nächsten Abrechnungsmonat bei uns ein.
Häufige Fragen zu clockin
Ist clockin rechtssicher und DSGVO-konform?
clockin wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Der Hersteller weist die Software als DSGVO- und EuGH-konform aus. Für die Umsetzung im Betrieb gilt wie bei jeder Software: Eine Betriebsvereinbarung oder Regelung zur Arbeitszeiterfassung sollte vorliegen, wenn ein Betriebsrat besteht.
Funktioniert die Zeiterfassung auch ohne Internet?
Ja. Die App erfasst Zeiten auch offline, etwa im Keller oder auf einer Baustelle ohne Empfang, und überträgt sie, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Brauchen meine Mitarbeiter ein Diensthandy?
Nein. Es gibt neben der App für Android und iPhone auch die Erfassung im Browser und ein Terminal für den Betrieb, an dem sich mehrere Mitarbeiter anmelden können.
Wie kommen die Stunden zu uns in die Abrechnung?
Am Monatsende steht die fertige Stundenauswertung bereit und wird uns übermittelt. Wir richten die Auswertung vorher so ein, dass alle abrechnungsrelevanten Angaben enthalten sind – Zuschläge, Abwesenheiten und Salden inklusive.
Was übernimmt LOHN.koeln als Partner genau?
Sie registrieren sich selbst über unseren Partnerlink und richten die Software anschließend mit unserer Unterstützung ein. Wir übernehmen das Onboarding, begleiten Sie beim Anlegen von Mitarbeitern, Arbeitszeitmodellen und Zuschlägen, weisen Ihr Team ein und sind im laufenden Betrieb Ihr Ansprechpartner. Die vollständige Einrichtung übernehmen wir nicht – Sie behalten die Hoheit über Ihren Zugang.
Ich nutze clockin bereits. Können Sie die Betreuung übernehmen?
Ja. Wir sehen uns die bestehende Einrichtung gemeinsam an und unterstützen Sie dabei, die Auswertungen für die Abrechnung anzupassen.
Muss ich meine Lohnabrechnung zu Ihnen geben, um den Service zu bekommen?
Die Einrichtung ist Teil unseres Mandantenservice. Führen Sie Ihre Lohnabrechnung woanders, sprechen Sie uns an.
Für welche Unternehmen und Branchen eignet sich clockin?
Für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern, unabhängig von der Branche. Genutzt wird clockin unter anderem in Büros und Verwaltungen, Kanzleien und Agenturen, im Handwerk, am Bau, in Elektro und SHK, im Garten- und Landschaftsbau, in Gebäudereinigung und Hausmeisterdiensten, in Produktion und Logistik, in Arztpraxen, Physiotherapie und Pflege, in Kitas, im Handel und in der Gastronomie.
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Lieber erst sprechen?
Wenn Sie nicht sicher sind, ob sich der Umstieg für Ihren Betrieb lohnt, rufen Sie uns an. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen ehrlich, ob clockin passt. Telefon +49 (0) 221 / 29 20 26 40, Montag bis Freitag 9:00 bis 17:00 Uhr, Samstag 10:00 bis 14:00 Uhr.